illustrazione di un uomo stretto tra le lancette di un orologio

Come risparmiare tempo

Finché non ho iniziato a lavorare, ero sicuro che la risorsa più preziosa nella vita fosse il denaro. Adesso, senza troppi giri di parole, ho scoperto che è il tempo.
Lo stesso lavoro non è che un cambio di valuta: trasferisco tempo per ottenere denaro. Il problema è che non è uno scambio alla pari e ciò che si va a perdere nel trasferimento è l’energia, la motivazione, l’entusiasmo. Come fare quindi quando si hanno in tasca un po’ di soldi, ma non ci si sente realizzati, felici o in definitiva appagati? Si cerca di recuperare un po’ del proprio tempo, e questi che seguono potrebbero essere alcuni consigli utili per guadagnarne un po’ ogni giorno:

Illustrazione di Sara Gironi Carnevale

Essere ordinati & razionalizzare le email

I vostri genitori non lo dicevano a caso: ad essere ordinati si guadagna davvero del tempo. Magari lo siete in casa, ma anche nei vostri computer? E la casella mail? Conosco persone con oltre 8.000 mail non lette nella propria casella. Trovare un buono sconto o un biglietto del treno acquistato due settimane prima, là dentro, può essere un inferno. Ma come si ordina una casella mail? Giorno per giorno, come tutti i cambiamenti che si vogliono applicare nella vita 🙂

Il primo passo può essere quello di creare delle cartelle in cui riporre le mail: si inizia per macro aree (“svago“, “lavoro“, “università“…) e si continua con etichette più specifiche (“viaggi“, “treni“, “salute“, “progetto xy”, “corso prof. Rossi“…). E dico etichette perché Gmail le chiama così, e non cartelle: fateci caso. Prendete i vecchi messaggi e li spostate dentro le cartelle, uno dopo l’altro. Mano a mano che ve ne arrivano di nuovi, li smistate a seconda delle necessità.

E poi c’è il tema messaggi di spam, pubblicità, newsletter indesiderate: tutto rumore che vi distrae da ciò che conta. Come bloccarle? È facile, ma richiede impegno costante: i risultati però avranno un successo esponenziale, che crescerà giorno per giorno. Ogni volta che arriva una mail di un mittente che non vi interessa, la aprite, scorrete fino al fondo, e scegliete “unsuscribe” – “voglio togliere la mia iscrizione a questa newsletter“. Dovrete farlo manualmente, mittente per mittente, ma vedrete che già dopo una settimana il carico di mail in arrivo sarà molto, molto più contenuto.

Con una bella casella mail pulita impiegherete molto meno tempo a cercare quelle che veramente vi servono, o fare il vostro controllo quotidiano la mattina prima di mettervi a lavorare. Questo consiglio diventa particolarmente utile se dovete gestire più caselle mail (quella di lavoro, quella personale, quella creata 20 anni fa che non potete chiudere…). In tal caso vi comunico che Google vi viene incontro, dandovi la possibilità di accorpare gli account in un’unica casella: entrambi continueranno ad esistere, ma vi basterà aprire la casella Gmail per trovare dentro le mail anche dell’altra.

Utilizzare i servizi Cloud per avere sempre i documenti che contano con sé

Un servizio cloud è uno spazio virtuale sganciato dalla memoria di ciascun dispositivo elettronico che utilizzate (computer, telefono, tablet…) ma al tempo stesso accessibile da ciascuno di essi.

È come un’enorme penna usb o hard disk esterno, sospeso come una nuvola (da cui il nome cloud, nuvola in inglese), in cui potete conservare i file senza appesantire la memoria dei vostri dispositivi elettronici: basta scaricare l’applicazione o aprire una scheda del computer, ed è possibile trasferire file e poi aprirli all’occorrenza, ovunque ci si trovi (purché si abbia una connessione internet).

Illustrazione di Picomodi

Magari sapete già come funziona, ma ancora non li utilizzate a dovere: tenendo salvati in uno di questi servizi i documenti che vi servono di frequente potrete risparmiare un sacco di tempo nel cercarli in casa, scansionarli ogni volta (a proposito, lo sapete che esistono app per effettuare scansioni in pdf dal telefono, vero?), metterli in qualche penna usb e via dicendo. Dal cloud è possibile inviare un file per email direttamente, o scaricarli prima sul telefono per caricarli poi nella pagina internet in cui ci servono. In più, grazie a questi servizi è possibile lavorare insieme in contemporanea su uno stesso documento .doc, .excel o .ppt (power point).

Sono applicativi per la maggior parte gratuiti fino a una certa quota di spazio. Google Drive, quello che utilizzo io, offre 15GB (se avete un telefono Android dovreste avere già l’applicazione installata di default, se avete un’iPhone invece conoscerete iCloud). Superata la soglia di spazio gratuito, si paga un canone mensile.

Vi lascio questo articolo del sommo Aranzulla per aiutarvi nella scelta.

Discorso a parte lo merita Google Foto, l’applicazione per smartphone che usa Android (il sistema operativo degli smartphone prodotto da Google) per gestire le foto nel dispositivo. Questa offre uno spazio illimitato per l’archiviazione delle foto e dei video, è accessibile anche da browser su computer (il programma che usate per navigare), e si può installare anche su iPhone, che invece offre uno spazio di archiviazione limitato su iCloud.

Say cheese!

Piccola riflessione, prima di continuare, che dovremmo sempre fare quando ci imbattiamo in un servizio offerto gratis: come mai Google Foto è gratuito? Eppure mantenere un server dove archiviare foto è dispendioso: serve un sacco di spazio, non trovate?

Iniziamo facendo un disclaimer: Google Foto richiede in effetti un pagamento se si vogliono conservare le immagini nella loro risoluzione originale (maggiore dell’HD), per cui la modalità gratuita non sarebbe altro che una versione di prova per coloro che poi decideranno di pagarlo.

Però di 100 utenti che lo usano gratuitamente quanti convertiranno il loro profilo con un acquisto? L’ipotesi più probabile per rendere sostenibile il modello di business di Google Foto è che Google dia in pasto le immagini ai suoi complicati algoritmi per farli imparare a riconoscere il contenuto delle immagini. La seconda è che lo utilizzi come Cavallo di Troia per far registrare gli utenti ai suoi servizi, tipo il già menzionato Google Drive o Gmail, ma anche il Calendar, il Traduttore, YouTube…

E poi c’è un’ultima ipotesi, forse la più probabile, che come tutti i servizi offerti da Google (il sistema operativo Android, il browser Chrome, il motore di ricerca e da lì tutti gli applicativi) sia solo un mezzo per raccogliere più dati sul nostro conto (una breve cronistoria dell’evoluzione di Google, qui). Dove hai scattato questa foto? Chi ritrae? Vuoi aggiungerla alla recensione del ristorante su Google Maps? E quindi ti piacciono le auto? Sulla base di tutti questi dati Google è in grado di vendere agli inserzionisti una pubblicità sempre più mirata da esporre poi sotto forma di banner e annunci. Se ti interessa approfondire, puoi leggere questo altro articolo: È vero, il tuo telefono ti ascolta, ecco come fermarlo.

Fare liste e sgomberare la mente

Liste ed ordine vanno particolarmente d’accordo. Personalmente le trovo un ottimo modo per svuotare la testa da tanti pensieri che la annebbiano: le cose che devo comprare, i posti che devo vedere, le attività che devo fare questa settimana…

Hey, mi direte voi: per mettersi a fare una lista serve tempo! Come per gli altri punti, la risposta a questa obiezione è – ma i vantaggi che ne ricaverete ve ne faranno risparmiare un bel po’. Tutti i momenti di esitazione dell’ “aspetta, cos’è che dovevo fare?“, tutto lo sforzo mentale del capire come coniugare le finanze a disposizione con le spese che si vorrebbero effettuare. Tutto il processo di ricerca del ristorante giusto, del numero del campo da calcetto, degli accessi username e password per entrare in un sito. Quest’ultimo punto è così importante da meritare quasi un discorso tutto per sé: utilizzate già un excel per registrare tutti i dati di accesso ai siti internet a cui siete iscritti, vero? Come fate altrimenti, ogni volta? Resettate la password dimenticata? E a quale email vi arriva? E i dati di accesso alla mail li ricordate?
(ok: momento ansia finito)

Il miglior modo per uscire da questo loop infinito di Indiana Jones e le Credenziali Perdute è quello di avere sempre disponibile una lista dei dati per gli accessi ai servizi a cui si è iscritti.

Una bellissima lista di cetacei, di Kelsey Oseid

E se state cercando un servizio adatto allo scopo di creare liste, oltre a quelli offerti di base dai vostri cellulari (come Keep per Google o Note/Promemoria per iPhone) posso suggerirvi anche Trello, una bacheca digitale in cui si possono organizzare in singole card vari elementi. È molto più semplice utilizzarlo che stare qui a spiegare come funziona, per cui se vi interessa iniziate pure dal relativo sito.

Non dico di iniziare da subito con tutti gli strumenti che vi ho suggerito, ma se passo passo li integrerete nelle vostre vite vedrete che il tempo a disposizione si allargherà progressivamente: parliamo di pochi minuti alla volta, ma sopratutto di un maggior ordine e serenità mentale da utilizzare nelle attività di ogni giorno. Buon lavoro!

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Questo è il blog di Davide Battisti, narratore nella veste di giornalista e copywriter: in poche parole uno che scrive per lavoro. Anche se nella vita parlo sempre meno, mi occupo e appassiono di comunicazione.